Boekhouden of administreren: we zijn er geen liefhebber van, maar het zal toch moeten gebeuren. Sterker nog, voor ZZP’ers is het een vereiste. Met name op het momenten dat je het drukker krijgt, is het belangrijk om het overzicht te behouden. Hoe ziet mijn agenda voor komende week eruit, welke facturaties moeten nog worden voldaan en hoe zit het met mijn maandomzet ten opzichte van voorgaande maanden. Wil je administratie voor jezelf makkelijker maken? Drie tips voor een soepele administratie.

Automatiseren? Altijd doen!

Kan je de administratie automatiseren, ook al is het slechts voor een specifiek deel? Dan moet je dat altijd doen. Het bespaart tijd en zorgt ervoor dat je meer ruimte hebt om klanten in te plannen. Een efficiëntere ingreep bestaat er wat dat betreft niet. Wat kan je zoal automatiseren aan de boekhouding? Denk aan het inplannen van afspraken en het verwerken van de voortgang. Dit doen veel zelfstandigen nog altijd handmatig. Dat kost onnodig veel tijd.

Stuur je facturen digitaal

Facturen per post versturen? Dat hoeft tegenwoordig natuurlijk niet meer. Wist je dat er inmiddels software bestaat waarmee je inkoopfacturen direct kan inboeken op je eigen systeem. Het systeem herkent de factuur en kan deze automatisch verwerken.

Ook voor uitgaande facturen bestaan dergelijke systemen. Je hoeft de factuur niet meer per post te versturen, maar kunt dit online doen. Het werkt erg simpel. Start met een online factuur maken, boek deze in binnen je systeem, verstuur het naar de klant en ontvang alles in een helder overzicht. Het grote voordeel is dat je realtime inzicht hebt in de openstaande facturen. Is een betaaltermijn verstreken? Dan ontvang je zelfs een heads-up.

En misschien nog wel een belangrijker voordeel: het geldt als een duurzame ingreep. Je bespaart namelijk direct op papier, en dat is wel zo goed voor het milieu.

Computer uitschakelen in plaats van stand-by

We willen graag snel en effectief werken, en dat is al helemaal van toepassing op onze administratie. Veel mensen kiezen er daarom voor hun computer op stand-by te zetten, zowel voor persoonlijk als zakelijk gebruik. Logisch? Misschien. Verstandig? Niet altijd. En al helemaal niet duurzaam, want je verbruikt alsnog stroom, ondanks dat dit minder stroom is dan wanneer je de computer simpelweg aan laat staan.

Wist je overigens dat de levensduur van je computer afneemt, naarmate je deze vaker in stand-by zet, in plaats van de meer duurzame vorm van het uitschakelen van de computer? Onder alle omstandigheden is daarom verstandig om je computer gewoon uit te zetten. Een moderne computer start daarnaast veel sneller op dan vroeger, en dus is er helemaal geen reden meer om te kiezen voor de stand-by functie. Ook voor je administratie geldt dus: ben je klaar, zet dan de computer uit en ga op een later moment verder waar je gebleven was.