Groeiende organisaties ervaren steeds meer werkdruk en moeten vaak hun werktaken omgooien of overdragen. De beleidsmakers hebben minder tijd om uitvoerend bezig te zijn, maar moeten zich volledig focussen op de strategie en het beleid van de organisatie. Goede ondersteuning kan voor veel opluchting zorgen en is daarom ook belangrijk voor je bedrijfsvoering. In dit artikel vertellen we hoe je als organisatie beter in je vel komt te zetten door gebruik te maken van goede ondersteuning en wat de voordelen hiervan zijn.

Ondersteuning tijdens belangrijke vergaderingen

Hoe kan je het beste ondersteund worden tijdens belangrijke gesprekken? Je kan hiervoor een secretaris of penvoerder gebruiken. Een secretaris kan met zijn expertise een objectieve en adviserende rol vervullen. Ook kan je de strategie en het beleid van de organisatie gemakkelijk met de secretaris bespreken en als gesprekspartner inzetten. Bovendien doet de secretaris ook de voorbereiding van een vergadering. Dit scheelt een hoop werk en kan zorgen voor veel rust. Ook worden de vervolgacties die uit een vergadering komen opgevolgd door de secretaris. Dit is een groot voordeel omdat je zelf niet de controle hoeft te houden op deze vervolgstappen. De functie als secretaris heeft in de loop der jaren ook een verandering en ontwikkeling doorgemaakt. Het aantal secretarissen in Nederland is gestegen en de werkzaamheden zijn verder ontwikkelt naar een hoger niveau. Tegenwoordig worden secretarissen ook vaker ingezet om als adviseur of beleidsondersteuner hun werk te vervullen. Dit zorgt er namelijk voor dat er structuur en orde blijft in de organisatie. 

De voordelen van het inzetten van ondersteuning

Het inzetten van een secretaris als ondersteuner heeft diverse voordelen. Maar wat zijn die voordelen precies en zitten er ook nadelen aan? Het belangrijkste voordeel is dat andere vergaderleden zich alleen bezig hoeven te houden met de inhoudelijke taken. De werkzaamheden worden door de ondersteuner in orde gehouden en de informatie wordt inzichtelijker en hanteerbaarder gemaakt. Zeker bij complexe onderwerpen en grote organisaties is het erg fijn om een secretaris te hebben. Het geeft focus en rust zodat beleidsmakers de visie en strategie kunnen uitdiepen en bewaken. Dat is zeker geen overbodige luxe. Een nadeel kan zijn dat je niet meer alle touwtjes in handen hebt.  Kies je voor een secretaris dan moet deze ook het volledige vertrouwen genieten. 

Sta jij te popelen om een secretaris in te huren? Kijk dan vooral op Secretarius en ontdek hoe een secretaris de organisatie kan helpen.