Een probleem oplossen van een belangrijke klant? Een nieuwe campagne bedenken? Of nieuwe onderwerpen voor de komende periode bedenken? Alles begint met een vergadering. Maar hoe kun je op nieuwe ideeën komen of problemen oplossen als je elke keer in dezelfde, muffe ruimte gaat zitten? Het is handig, want al het materiaal is aanwezig en je hoeft er niet ver voor te gaan. Maar is het ook effectief? Probeer eens een buitenvergadering!

Hieronder vier grote voordelen om vanmiddag nog de buitenlucht op te zoeken.

Het lijkt serieuzer
Als je afspreekt ergens anders te vergaderen, laat je zien dat je de vergadering serieus neemt. Doordat het niet aanvoelt als de ‘zoveelste vergadering’ zullen mensen niet zo snel geneigd zijn de vergadering af te zeggen. Dit is al helemaal het geval als je niet zomaar in een park gaat zitten, maar bij bijvoorbeeld een partner op het terrein. Bovendien zal dit ervoor zorgen dat mensen minder snel te laat komen.

Omgeving brengt inspiratie
Altijd weer vergaderen in dezelfde, saai ruimte. Met dezelfde stoelen, tafels, muren en poster aan de wand. Geen wonder dat creatieve of originele ingevingen soms ver te zoeken zijn. Door eens buiten te vergaderen, krijg je inspiratie doordat jij je in een nieuwe omgeving bevindt. De zon op je huid, het geluid van vogels en de geur van gras kunnen ervoor zorgen dat jij problemen van een hele andere kant gaat zien en dus met andere oplossingen komt dan wanneer je binnen zou vergaderen.

Het is effectiever
De omgevingsgeluiden kunnen je triggeren. Misschien denk je dat de voorbijrazende wind je uit je concentratie haalt. Bij sommige mensen zal dit ook het geval zijn, maar in de meeste gevallen werkt het juist bevorderend. Je zintuigen worden door die triggers namelijk op scherp gezet, wat je concentratievermogen verbetert.

Doe het wandelend
In plaats van met z’n allen op een stoel in het gras te zitten, of beter nog: liggend, kun je er ook voor kiezen de vergadering al wandelend te voeren. Uit onderzoek blijkt dat de creatieve input bij wandelen 60% hoger is. Bovendien voelt het minder als een vergadering, waardoor je wellicht minder gekaderd gaat denken en je wellicht op andere ideeën komt. Daarnaast is het ook nog eens gezond en een stuk leuker dan met z’n allen om een tafel zitten.

Behalve het heft in handen te nemen en je collega’s de volgende keer naar het park te verwijzen, kun je het ook serieuzer aanpakken en een vergaderlocatie in de buitenlucht reserveren. Op verschillende locaties in Nederland kun je terecht in bijvoorbeeld natuurgebieden, een boomhut of boot. Misschien zie je nog wel een leuke locatie voor het volgende personeelsuitje. Waar ga jij de volgende keer meeten met je collega’s?