Stappenplan om inhuur en interne teams vanuit één visie te plannen

De arbeidsmarkt bevindt zich in een nieuwe fase. Organisaties konden vroeger bouwen op een stabiele basis van vaste medewerkers, dit werd aangevuld met een enkele uitzendkracht voor de piekmomenten. Toch is de realiteit vandaag de dag compleet anders. Schaarste aan talent, vergrijzing en een groeiende behoefte aan autonomie onder professionals hebben geleid tot een enorm verschil in de beroepsbevolking.

Bedrijven hebben niet langer alleen te maken met mensen op de loonlijst, maar met een combinatie van zzp’ers, gedetacheerden, uitzendkrachten en vaste medewerkers. Ondanks deze vermenging worden deze twee groepen binnen veel organisaties nog steeds als twee gescheiden werelden behandeld. De afdeling Human Resources richt zich op het welzijn en de ontwikkeling van het vaste personeel. De afdeling Inkoop focust zich vaak op de kostenbeheersing en contracten van de externe inhuur.

Leidt dit tot gemiste kansen?

Deze verzuiling leidt in de praktijk inderdaad vaak tot inefficiëntie en gemiste kansen. Managers die dringend op zoek zijn naar specifieke kennis, weten soms niet dat die kennis al in huis is, of huren externen in tegen tarieven die niet marktconform zijn omdat er geen centraal overzicht is. Om in de huidige economie wendbaar en concurrerend te blijven, is een cultuuromslag nodig. Het gaat minder vaak om de contractvorm die iemand heeft, maar om de vaardigheden die iemand meebrengt om een specifieke klus te klaren. En dat is terecht!

Deze integrale benadering van arbeid wordt vaak aangeduid als Total Talent Management, een strategie waarbij de muren tussen vast en flexibel personeel worden afgebroken. Het doel is om een holistisch beeld te krijgen van al het beschikbare talent, binnen én buiten de organisatie, en dit talent zo effectief mogelijk in te zetten op de plekken waar het de meeste waarde toevoegt.

De skills van het talent in kaart brengen

De eerste stap in dit proces is het in kaart brengen van de benodigde en aanwezige skills. In plaats van te denken in vaste functieprofielen, moeten organisaties leren kijken naar taken en projecten. Wat moet er gebeuren en welke vaardigheden zijn daarvoor nodig? Daarop wordt er gekeken wie de beste persoon is voor die taak. Dat kan een vaste medewerker zijn die toe is aan een nieuwe uitdaging, maar net zo goed een hooggespecialiseerde freelancer die voor drie maanden invliegt. Deze manier van plannen vereist dat HR en Inkoop hun agenda’s naast elkaar leggen en gezamenlijk optrekken. Ze moeten dezelfde doelen nastreven met de juiste kwaliteit op de juiste plek, tegen de juiste kosten.

Hoe beheer je zo’n flexibele schil?

Het realiseren van deze ene visie brengt een aanzienlijke operationele uitdaging met zich mee. Het beheer van de flexibele schil is namelijk complexer dan het beheer van vast personeel. Je hebt te maken met een heleboel wet- en regelgeving, wisselende uurtarieven, fiscale risico’s en diverse leveranciers. Voor veel organisaties is het ondoenlijk om deze expertise zelf in huis te halen en actueel te houden. Om te voorkomen dat de strategische visie verzandt in de administratie, is het inschakelen van een externe partner vaak een noodzakelijke stap. Een samenwerking met een gespecialiseerde MSP provider zorgt ervoor dat de operationele en financiële afhandeling van de flexibele schil professioneel wordt geborgd. Deze partner werkt als de schil om de organisatie heen, die ervoor zorgt dat alle inhuurprocessen compliant zijn, dat leveranciers worden gemanaged en dat er realtime inzicht is in de kosten.